Documents

Gestion Documentaire

La boîte noire de chaque équipement

La Boîte à Doc agit comme la boîte noire de chaque équipement : tout son cycle de vie est conservé et accessible en un scan QR / NFC, y compris par vos clients ou vérificateurs externes.

Bénéfices clés

Recherche full-text + OCR

Retrouvez n'importe quel document en quelques mots, y compris dans les PDF scannés et manuscrits.

Versioning automatique

Toutes les versions conservées, retour arrière, comparaison diff entre versions.

Partage sécurisé

Liens à durée limitée, mots de passe, droits granulaires par dossier et par rôle.

Archivage centralisé

Conservation avec historique consolidé, scellement, enregistrement horodaté des opérations, conformité 10 ans.

Workflows documentaires

Circuits de validation, approbation, diffusion, lecture obligatoire et accusé de réception.

Métadonnées riches

Tags, catégories, équipement lié, intervention liée, contrat lié, expirations.

Sécurité granulaire

Chiffrement AES-256, watermark, blocage impression, traçabilité d'accès.

Multi-format

PDF, Office, DWG, IFC BIM, images, vidéos, audio, emails (.eml/.msg).

Fonctionnalités détaillées

  • GED arborescente illimitée par société, site, bâtiment, équipement, intervention
  • Recherche full-text avec OCR Tesseract sur PDF, images, scans manuscrits
  • Indexation automatique par IA (type de document, dates, montants, références)
  • Versioning Git-like avec commentaires de version et retour arrière
  • Comparateur visuel de deux versions d'un même PDF
  • Signature électronique eIDAS simple, avancée (AES) ou qualifiée (QES)
  • Cachet serveur d'entreprise (e-Seal) pour les documents émis automatiquement
  • Enregistrement de la date et de l'heure des opérations sur tous les documents archivés
  • Archivage centralisé avec historique des documents et des actions
  • Coffre-fort numérique personnel par utilisateur (bulletins, attestations)
  • Workflows de validation multi-signataires, parallèles ou séquentiels
  • Lecture obligatoire avec accusé de réception (procédures, consignes sécurité)
  • Diffusion contrôlée : rôles, services, sites, qualifications requises
  • Dates d'expiration et renouvellement automatique (assurances, attestations URSSAF, Kbis)
  • Templates de documents avec champs fusionnés depuis la base
  • Génération PDF/A-1, A-2, A-3 pour archivage long terme
  • Watermark dynamique (nom utilisateur, date) lors de la consultation
  • Filigrane invisible (steganographie) pour traçabilité des fuites
  • Conformité RGPD : droit à l'oubli, anonymisation, journalisation des accès
  • Connecteurs SharePoint, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Nextcloud
  • Synchronisation bidirectionnelle avec dossiers locaux (Windows Explorer)
  • Liens publics avec QR code pour consultation client / vérificateur
  • Téléchargement en masse (.zip) et export complet par équipement

Questions fréquentes

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